Wer heute im E-Commerce Produkte verkauft – sei es im eigenen Online-Shop, auf Plattformen wie Amazon oder in klassischen Printkatalogen – steht vor einer großen Herausforderung. Die Flut an Informationen zu jedem einzelnen Produkt muss nicht nur korrekt, sondern auch aktuell, vollständig und benutzerfreundlich sein. Gleichzeitig sollen die Daten überall gleich aussehen, egal ob im Webshop, im Verkaufsgespräch oder auf Social Media. Genau hier kommen Produktinformationssysteme (PIM) ins Spiel. Sie helfen Unternehmen, Ordnung in das Datenchaos zu bringen – und machen vieles einfacher, schneller und effizienter.
Ein Produktinformationssystem ist im Grunde eine zentrale Datenbank, in der alle produktbezogenen Informationen gesammelt, gepflegt und verwaltet werden. Das beginnt bei einfachen Angaben wie Artikelnummer, Name und Preis. Und reicht bis hin zu ausführlichen Beschreibungen, Bildern, technischen Daten, Übersetzungen oder rechtlichen Hinweisen. Früher verwaltete man solche Informationen oft in Excel-Tabellen. Diese wurden zwischen verschiedenen Abteilungen per E-Mail hin und her geschickt. Dies brachte einen enormen Aufwand mit hohem Fehlerpotenzial. Mit einem PIM zentralisiert man all das. Änderungen müssen nur einmal eingetragen werden und sind dann sofort für alle Kanäle verfügbar.
Besonders wichtig ist das für Unternehmen im E-Commerce, die auf mehreren Kanälen gleichzeitig verkaufen. Ein Produkt muss heute nicht nur im eigenen Shop gelistet sein. Wichtig sind auch Marktplätze wie eBay, Otto oder Amazon. Dort gelten oft eigene Regeln für Bilder, Texte oder Kategorien. Ein PIM kann diese Anforderungen automatisch berücksichtigen und die passenden Datenformate bereitstellen. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern reduziert auch Fehler und verbessert die Konsistenz der Informationen. Das ist ein wichtiger Faktor für die Kundenzufriedenheit.
Ein weiterer Vorteil: Die Markteinführung neuer Produkte lässt sich durch ein PIM deutlich beschleunigen. Wer schon einmal versucht hat, ein neues Produkt „von Hand“ in fünf verschiedene Systeme einzupflegen, weiß, wie aufwendig das sein kann. Mit einem Produktinformationssystem lassen sich neue Artikel zentral anlegen. Diese relevanten Kanäle überträgt man mit wenigen Klicks. Das macht Unternehmen schneller, flexibler und wettbewerbsfähiger.
Auch für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist ein PIM ein echter Gewinn. Marketing, Vertrieb, Einkauf und Produktmanagement arbeiten mit denselben Daten, was Abstimmungsprozesse vereinfacht und Missverständnisse vermeidet. Gleichzeitig lassen sich Rollen und Zugriffsrechte genau steuern. Jeder sieht und bearbeitet nur das, was für ihn relevant ist.
Natürlich ist die Einführung eines PIM-Systems zunächst mit hohen Kosten und Aufwand verbunden. Daten müssen strukturiert, Prozesse neu gedacht und Mitarbeitende geschult werden. Doch der langfristige Nutzen überwiegt meist deutlich. Unternehmen werden effizienter, senken ihre Fehlerquote und gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben als die manuelle Datenpflege. Wer international tätig ist oder große Sortimente verwaltet, wird schnell merken, dass ein PIM kein „nice to have“, sondern ein echtes Muss ist.
Fazit
Kurz gesagt: Ein Produktinformationssystem ist die Basis für saubere, zuverlässige und einheitliche Produktdaten – und damit für professionelles Arbeiten im digitalen Zeitalter. Es sorgt dafür, dass Kunden überall die richtigen Informationen erhalten, Produkte schneller auf den Markt kommen und interne Abläufe deutlich schlanker werden. In einer Welt, in der Informationen immer schneller fließen müssen, ist ein gutes PIM-System der Schlüssel zu mehr Effizienz und Erfolg.